Bedrijfsfeest organiseren: draaiboek en materiaallijst

Een personeelsfeest, afterwork, nieuwjaarsreceptie of opendeurdag vraagt een andere aanpak dan een privéfeest. Er zijn meer gasten, het moet bij het imago van je bedrijf passen en je hebt weinig tijd om alles zelf te regelen. Met dit draaiboek en deze materiaallijst zet je een bedrijfsevent stap voor stap op poten. Liever alles uit handen geven? Bekijk onze pakketten voor bedrijfsevents.

Draaiboek: wat regel je wanneer?

• 8 weken vooraf: doel, datum, budget en locatie vastleggen. Ruwe schatting van het aantal gasten. Materiaal en eventueel catering reserveren: in september tot december zijn veel data snel volzet.
• 4 weken vooraf: uitnodiging versturen, programma uitwerken (onthaal, speech, eten, muziek) en de opstelling bepalen: welke tent, hoeveel tafels, waar komt de bar.
• 2 weken vooraf: definitief aantal gasten, parkeren en toegang voor leveranciers regelen, beslissen over verwarming en zijwanden.
• De dag zelf: wij leveren en bouwen op, jij ontvangt je gasten. Na afloop breken wij af en halen alles op.

Welk soort bedrijfsevent?

Wij werken met vier formules op jullie eigen locatie. De prijzen zijn vanafprijzen; de offerte hangt af van de locatie, het aantal personen en de uitwerking.

Bij de Christmas Experience zit bijvoorbeeld: 4 partytenten van 4x4 m (64 m² overdekt), een houten vloer, 2 gasheaters en 4 ballights, een houten photobooth en een LED-scherm, receptietafels met zwarte doeken, en levering, opbouw, afbraak en ophaling. Bekijk alle formules en vraag een voorstel aan.

Materiaallijst voor een bedrijfsevent

Tent en vloer

• Partytent of stretchtent: reken op 1 m² per staande gast en 1,5 m² per gast aan tafel. Lees hoe groot je tent moet zijn.
• Zijwanden en een houten vloer voor een event in het najaar of de winter
• Verwarming op gas: één toestel verwarmt tot 100 m³

Meubilair

• Statafels met zwarte stretchdoek voor een receptie
• Ronde tafels van 153 cm voor 8 personen als je gasten aan tafel eten
• Stoelen en barkrukken

Drank en eten

• Mobiele bar met toog, koeling van 330 liter en verlichting
• Mobiele tap voor vers getapt bier
• Cava Wall voor het onthaal
• Glazen, borden en bestek, koeling voor extra drank

Beeld, geluid en sfeer

• LED-scherm van 6 m² voor een presentatie, logo of video, met levering en installatie
• Photobooth met een layout in de huisstijl van je bedrijf
• Silent disco of een partybox met draadloze microfoons voor speeches
• Verlichting en een rode loper aan de ingang

Tips voor een geslaagd bedrijfsevent

• Denk aan de speech: voorzie een microfoon en een plek waar iedereen het scherm of de spreker ziet.
• Plan de logistiek: waar kunnen gasten parkeren, en kan een leverancier tot bij de tent rijden?
• Zorg voor een plan bij slecht weer: zijwanden en verwarming maken het verschil tussen een koude en een gezellige avond.
• Eén aanspreekpunt: hoe minder leveranciers, hoe minder kans op misverstanden.

Zij gingen je voor

Bedrijven als Cardoen, BASF, Unizo en HELD events werkten al met ons samen. Carmen Du Tré van Cardoen: "We kunnen vanuit Cardoen België een samenwerking met Familyrent zeker aanbevelen! Een snelle en vlotte opvolging, mooie materialen en een goede prijs."

Veelgestelde vragen

Zie ik de prijzen exclusief btw?

Ja, bij elk product en elke formule staat de prijs exclusief en inclusief btw.

Komen jullie naar onze eigen locatie?

Ja, wij leveren en bouwen op in het Waasland, Oost-Vlaanderen en de regio Antwerpen.

Kan Familyrent een volledig voorstel uitwerken?

Ja. Vertel ons wat je viert, waar en met hoeveel, en we stellen één voorstel samen met alles erin: tent, meubilair, bar, sfeer, levering en opbouw.

Vraag je voorstel aan

Vul het formulier op onze pagina bedrijfsevents in, of zet zelf je materiaal in je winkelkar en verstuur je aanvraag. Liever eerst bellen? Bel 0497 03 52 23.

Lees ook: Hoe groot moet een partytent zijn? · Verwarming in een partytent · LED-scherm huren