Nieuwjaarsreceptie organiseren: checklist voor bedrijven

Een nieuwjaarsreceptie is hét moment om je personeel, klanten of leden te bedanken en samen het nieuwe jaar in te zetten. In januari is het wel druk: veel bedrijven plannen hun receptie in dezelfde weken. Met deze checklist regel je alles op tijd, op je eigen locatie. Liever alles uit handen geven? Bekijk onze formules voor bedrijfsevents.

Planning: wat regel je wanneer?

• Oktober tot november: datum en locatie vastleggen, ruwe gastenlijst opmaken en materiaal reserveren. In januari zijn veel data snel volzet.
• December: uitnodigingen versturen, catering en drank bestellen, de opstelling bepalen.
• Begin januari: definitief aantal gasten, de speech voorbereiden, parkeren en toegang regelen.
• De dag zelf: wij leveren en bouwen op. Jij ontvangt je gasten.

Binnen of in een tent?

Is je eigen gebouw te klein of wil je de receptie op je parking of terrein houden? Dan is een partytent of stretchtent de oplossing. Voor een staande receptie reken je op 1 m² per gast: een 4x16 of 8x8 (64 m²) is genoeg voor 64 gasten, een stretchtent van 10,5x12 m voor 163. In januari maak je de tent best volledig dicht met zijwanden, leg je een houten vloer en zorg je voor verwarming: één gasheater verwarmt tot 100 m³. Lees ook hoeveel verwarming je nodig hebt.

Checklist: het materiaal

Onthaal

• Rode loper aan de ingang
• Cava Wall met een glas bubbels bij aankomst
• Een LED sign of je logo op het LED-scherm

Receptie

• Statafels met zwarte stretchdoek (€12 per stuk)
• Mobiele bar met 330 liter koeling, eventueel met mobiele tap
• Cavaglazen (per 40), wijnglazen en frisdrankglazen (per 24)

Speech en sfeer

• Partybox met draadloze microfoons voor de nieuwjaarsspeech
• LED-scherm van 6 m² voor een terugblik op het voorbije jaar, met levering en installatie
• Lichtsnoer of verlichting rondom de tent voor de winteravond
• Photobooth met een layout in je huisstijl: elke gast neemt een geprinte foto mee naar huis

Hoeveel glazen heb je nodig?

Reken op 1,5 tot 2 glazen per gast per soort drank. Voorbeeld voor 60 gasten: 90 cavaglazen (3 verpakkingen van 40) en 96 wijnglazen (4 verpakkingen van 24). Lees ook ons artikel over glazen huren.

Tips voor een geslaagde nieuwjaarsreceptie

• Hou de speech kort: 5 tot 10 minuten is genoeg. Zorg dat iedereen de spreker kan zien en horen.
• Zet een begin- en einduur in de uitnodiging, bijvoorbeeld van 17 tot 20 uur. Zo weten gasten waar ze aan toe zijn.
• Denk aan de BOB: voorzie genoeg alcoholvrije drank en water.
• Maak het persoonlijk: een photobooth of een terugblik op het scherm zorgt voor gespreksstof.

Liever alles in één formule?

Met onze formules voor bedrijven krijg je één voorstel en één aanspreekpunt. Een Afterwork kan vanaf €1.495 excl. btw, een Company Party vanaf €2.495. De Christmas Experience (vanaf €3.495 excl. btw) bevat 4 partytenten van 4x4 m, een houten vloer, 2 gasheaters en 4 ballights, een houten photobooth en een LED-scherm, receptietafels met zwarte doeken, en levering, opbouw en afbraak.

Veelgestelde vragen

Zien we de prijzen exclusief btw?

Ja, bij elk product en elke formule staat de prijs exclusief en inclusief btw.

Komen jullie naar onze eigen locatie?

Ja, wij leveren en bouwen op in het Waasland, Oost-Vlaanderen en de regio Antwerpen.

Vraag je voorstel aan

Vul het formulier in op onze pagina bedrijfsevents, of zet zelf je materiaal in je winkelkar en verstuur je aanvraag. Liever eerst bellen? Bel 0497 03 52 23.

Lees ook: Bedrijfsfeest organiseren · Winterfeest in een tent · Glazen huren